Dataskyddsbeskrivning

Innehållsförteckning

INLEDNING
DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES KONTAKTUPPGIFTER
FÖR VILKA ÄNDAMÅL OCH PÅ VILKA RÄTTSLIGA GRUNDER BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
VILKA PERSONUPPGIFTER ANVÄNDER VI OCH HUR LÄNGE FÖRVARAR VI DEM?
HUR SAMLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?
TILL VEM KAN VI UTLÄMNA DINA PERSONUPPGIFTER?
COOKIES OCH PROFILERING
DINA RÄTTIGHETER
KONTAKTA OSS

1. INLEDNING

Aktia Fastighetsförmedling Ab ("Aktia AFM" eller "vi") erkänner och respekterar dina förväntningar om integritetsskydd. I denna dataskyddsbeskrivning förklarar vi hur vi samlar och behandlar personuppgifter om Aktia AFM:s kunder, potentiella kunder, (inkluderat besökare på vår webbplats https://www.aktialkv.fi/sv/), de bostadsförsäljare- och köpare som medverkar i Aktia AFM:s bostadsköp, arbetssökande och deras referenser samt samarbetspartners ("du").

Vi bär ansvaret för behandlingen av dina personuppgifter samt för ditt integritetsskydd i vår verksamhet och vi följer rådande dataskyddslagstiftning. Alla uppgifter du delger oss förblir konfidentiella. Förtroende och ansvar är hörnstenarna i vår verksamhet och därför är det ytterst viktigt för oss att du förstår hur vi använder dina personuppgifter, samt att du på ett öppet sätt får information om detta.

Denna beskrivning utgör varken en del av ett avtal eller någon skyldighet att tillhandhålla tjänster. Vi uppdaterar denna beskrivning vid behov och ser till att den uppdaterade versionen är tillgänglig.

2. DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES KONTAKTUPPGIFTER

Fält	Information
Namn	Aktia Fastighetsförmedling Ab
Adress	Richardsgatan 4 B 15, 00130 Helsingfors
Kontaktperson	Jockum Andersin, epost: jockum.andersin@aktialkv.fi, telefon: +358 40 5001 056

3. FÖR VILKA ÄNDAMÅL OCH PÅ VILKA RÄTTSLIGA GRUNDER BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Behandlingen av personuppgifter ska basera sig på en lagstadgad grund. Det finns flera rättsliga grunder för behandlingen och då vi behandlar dina personuppgifter baserar vi behandlingen ofta på flera grunder samtidigt. Nedan beskriver vi de rättsliga grunder som vi baserar behandlingen på.

Ändamål	Rättslig grund
Val och anställning av arbetstagare	Vi har ett berättigat intresse att anställa arbetstagare och att utreda deras tillförlitlighet; Ditt samtycke; och/eller Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran som krävs för att fullgöra ett avtal
Skapande, skötsel och utveckling av kund- samt partförhållanden	Vi har ett berättigat intresse att marknadsföra, skapa och optimera vår verksamhet, göra riskbedömningar samt anpassa våra tjänster och vår kommunikation; Ditt samtycke; och/eller Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller för att kunna vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås
Produktion och utveckling av produkter och tjänster, inklusive analys och uppföljning av deras användning	Behandlingen är nödvändig för fullgörandet av avtal (så som utförandet av avtalade tjänster); Ditt samtycke; och/eller Vi har ett berättigat intresse att marknadsföra, skapa och optimera vår verksamhet, göra riskbedömningar samt anpassa våra tjänster och vår kommunikation
Uppfyllande av avtalsförpliktelser	Behandlingen är nödvändig för fullgörandet av avtal
Fastställande av identitet	Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse; och/eller Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller för att kunna vidta åtgärder innan ett avtal ingås
Planering och ledning av företaget samt riskhantering	Vi har ett berättigat intresse att behandla anspråk, lösa tvister, utföra strategiplanering samt utföra resursanalys; och/eller Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse
Anordnande av tillställningar	Vi har ett berättigat intresse att skapa, optimera samt marknadsföra vår verksamhet; och/eller Ditt samtycke
Kriskommunikation	Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse (t.ex. för at meddela om datasäkerhetsincidenter)
Uppfyllande av bokföringslagen, penningtvättslagen och andra förpliktelser	Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse (t.ex. för att säkerställa väsentlig bokföring)
Stödjande av nätverket och systemsäkerhet	Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse; och/eller Vi har ett berättigat intresse att övervaka datatrafiken och nätverkets säkerhet
Behandling och besvarande av kontaktbegäran	Vi har ett berättigat intresse att skapa, optimera samt marknadsföra vår verksamhet; Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vidta åtgärder som krävs för att fullgöra ett avtal; och/eller Ditt samtycke
Direktmarknadsföring; för att kunna bättre rikta tjänster och produkter samt erbjuda personifierat innehåll; analys av webbplatsen och marknadsföringsmeddelanden	Vi har ett berättigat intresse att skapa, optimera och marknadsföra vår verksamhet samt anpassa våra tjänster kommunikation; och/eller Ditt samtycke
Kundundersökningar	Vi har ett berättigat intresse att skapa, optimera samt marknadsföra vår verksamhet
Rättsliga handlingar och uppfyllande av domstolsbeslut samt för att säkerställa skyddet av Aktia AFM:s rättigheter	Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse; och/eller Vi har ett berättigat intresse att försvara rättsliga anspråk
Företagsomstruktureringar i vilka vi är delaktiga	Vi har ett berättigat intresse att leda och utveckla vårt företag
Historiska forskningsändamål	Allmänintresse; Vi har ett berättigat intresse att sammanställa historiska forskningar och tidigare händelser för att dokumentera utvecklingen samt för att besvara ett allmänt informationsbehov; och/eller Ditt samtycke

4. VILKA PERSONUPPGIFTER ANVÄNDER VI OCH HUR LÄNGE FÖRVARAR VI DEM?

Vi förvarar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål för vilka de var insamlade samt för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Då vi fastställer vederbörliga förvaringstider för personuppgifter tar vi i beaktande mängden av personuppgifter, deras art och känslighet, eventuella lagstadgade skyldigheter, vilka eventuella påföljder uppgifternas obehöriga användning skulle ha för dig, ändamålet och ifall vi kan åstadkomma samma ändamål utan att behandla dina personuppgifter.

I vissa situationer anonymiserar vi dina personuppgifter så, att de inte längre kan förknippas med dig och då kan vi använda uppgifterna utan att informera dig om det. Vi kan också vara skyldiga att förvara personuppgifter längre än vad som framgår av beskrivningen nedan, ifall det är behövligt på grund av en anhängig rättslig process eller för att efterfölja ett domstols- eller myndighetsbeslut.

Du finner en mera ingående beskrivning om olika personuppgifters förvaringstider i tabellen nedan.

Kategorier av personuppgifter	Förvaringstid
Namn, position, företag/arbetsgivare, kontaktuppgifter och förfrågningar av kunder, samarbetspartners, försäljare, köpare och potentiella kunder (och/eller deras kontaktperson)	Kunder, samarbetspartners, försäljare och köpare: 10 år Potentiella kunder: 5 år
Uppgifter angivna i en arbetsansökan samt CV (inklusive namn, kontaktuppgifter, uppgifter gällande utbildning och referenser) samt förfrågningar av den ansökande	Ifall den arbetssökande inte blir antagen förvarar vi uppgifterna i två år efter avslutad rekryteringsprocess. Vi behandlar uppgifterna endast ifall det är nödvändigt för att försvara rättsliga anspråk. Med den ansökandes samtycke kan vi även ta ansökan i beaktande i övriga rekryteringsprocesser
Personnummer	Kunder, försäljare och köpare: 10 år Arbetssökande (för den del dessa blivit insamlade): 2 år
Uppgifter gällande körkort eller övrigt identitetsbevis	Kunder, försäljare och köpare: 10 år Potentiella kunder, samarbetspartners, arbetssökande och referenser: 12 månader
Uppgifter gällande avtal och köpebrev	Kunder, försäljare och köpare: 10 år
Yrkanden	10 år
Tekniska uppgifter (IP-adress, individuell apparat-eller applikationsidentifierare, användningsinformation och webbinformation; sida från vilken användaren har flyttat sig till våra webbsidor, apparatens modell, individuell apparat- och/eller cookieidentifierare, webbläsare och webbläsarens version, skärmupplösning och operativsystem, javascript, lokaliseringsuppgifter)	3 år
Uppgifter om hälsa (t.ex. information om eventuella allergier)	Raderas omedelbart efter att tillställningen eller mötet för vilket uppgifterna insamlats är över
Lov och samtycken; uppgifter gällande prenumeration av nyhetsbrev eller direktmarknadsföring (t.ex. direktmarknadsföringsförbud)	Lovet eller samtycket raderas så fort det förfallit eller när vi fått vetskap om att du återkallat ditt samtycke. Uppgifterna gällande beställningen av nyhetsbrev och övrig direktmarknadsföring raderas när du avslutar din prenumeration (vi förvarar ändå uppgifter som vi behöver för att följa dina önskemål, så som din önskan att inte motta direktmarknadsföring). Vi förnyar samtycken till marknadsföringen med några års mellanrum

5. HUR SAMLAR VI PERSONUPPGIFTERNA?

Vi samlar uppgifterna i första hand direkt från dig, men i vissa situationer kan vi även samla uppgifter från följande källor:

Aktia Bank Abp

Utomstående leverantörer (köpta register)

Effortia Oy (informationstjänst för fastighetsförmedling), Oikotie Asunnot Oy, eller dylika tjänster

Cookies och motsvarande teknologier

Rekryteringsföretag

I vissa situationer baserar sig tilldelandet av personuppgifter på lagstadgade krav eller på avtal och i vissa situationer är tilldelandet av personuppgifter en förutsättning för att kunna ingå avtal (vi behöver t.ex. vissa uppgifter om de som säljer och köper en bostad). Ifall dessa uppgifter inte tilldelas kan det leda till att du inte kan ingå ett avtal med oss eller köpa eller sälja en bostad.

6. TILL VEM KAN VI UTLÄMNA DINA PERSONUPPGIFTER?

Till våra leverantörer och samarbetspartners (så som Alma Media Abp och de som fotograferar bostäderna)

Till Aktia Bank Abp samt övriga långivare/panthavare

Till myndigheter

Till evenemangsarrangörer

Till tredje parter som en del av företagsomstrukturering

Till våra rådgivare

Aktia AFM överför i regel inte personuppgifter utanför EES-området. Ifall uppgifter överförs utanför EES-området görs det inom ramen för vad dataskyddslagen tillåter. Aktia AFM ser till att personuppgifterna skyddas vederbörligen enligt lagens krav om lämpligt skydd, genom att exempelvis använda Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Aktia AFM kan även stödja sig på andra grunder för överföringen, så som ditt samtycke.

Du kan be om en kopia av överföringens skyddsåtgärder genom att kontakta personen angiven i punkt 2.

7. COOKIES OCH PROFILERING

Vi använder tjänster av Google Inc. så som Google Analytics och Google Ads för att samla information om hur vår webbplats används, för att analysera och utveckla våra tjänster och produkter, för profilering samt för att producera personifierat innehåll och riktad marknadsföring. Du kan läsa mer om Google Analytics och Google Ads på https://marketingplatform.google.com/about/analytics/ och https://ads.google.com/intl/sv_se/start/.

De ovannämnda tjänsterna använder cookies. Cookies är små textfiler som webbläsaren sparas på användarens enhet. Cookies används t.ex. om man vill spara information om användaren då användaren förflyttar sig från en sida till en annan i nättjänsten. Med hjälp av cookies får vi även viktig information om hur våra nättjänster används, de populäraste sidorna, laddningstider och eventuella feltillstånd. Vi behöver denna information för att kunna förbättra våra tjänster, granska hur effektiv vår marknadsföring är och erbjuda dig information och tjänster som motsvarar ditt behov.

Du kan ändra din webbläsares inställningar så att den inte sparar cookies överförda av nätsidor eller så att din webbläsare ber om lov innan cookies sparas. Mer information om dessa inställningar får du från din webbläsares inställningsfunktion eller från bruksanvisningen till din smarttelefon.

8. DINA RÄTTIGHETER

8.1 Rätt till åtkomst av personuppgifter

Du har rätt att få bekräftat ifall vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Ifall vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att få tillgång till dina uppgifter samt följande information:

för vilket ändamål behandlas uppgifterna;
vilka kategorier av personuppgifter som behandlas;
de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka uppgifter har utlämnats eller ämnas att utlämnas;
personuppgifternas förvaringstider, eller kriterier hur förvaringstiden bestäms då exakta tider inte kan anges;
att du har rätt att korrigera eller begära radering av dina uppgifter samt rätt att begränsa och göra invändningar mot behandlingen;
att du har rätt att lämna in ett klagomål hos tillsynsmyndigheten;
information om uppgifternas ursprung, ifall uppgifterna inte erhållits från dig själv;
ifall vi använder oss av automatiskt beslutsfattande samt dess påverkan; och
information om de lämpliga skyddsåtgärder som vidtagits ifall uppgifter överförts utanför EES-området.

Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar ifall det inte påverkar andras rättigheter på ett ogynnsamt sätt. Ifall du önskar få fler kopior kan vi erhålla en rimlig avgift som baserar sig på våra administrativa kostnader.

8.2 Rätt att korrigera uppgifter

Det är viktigt att de uppgifter vi innehar är felfria och uppdaterade. Du har rätt att begära att vi utan oskäligt dröjsmål korrigerar bristfälliga och felaktiga uppgifter om dig. Du har även rätt att få dina ofullständiga uppgifter kompletterade.

8.3 Rätt att radera uppgifter

Du har rätt att få dina uppgifter raderade utan oskäligt dröjsmål förutsatt att någon av följande premisser uppfylls:

dina personuppgifter behövs inte längre för det ändamål de ursprungligen samlades eller i övrigt behandlades;
vi baserar behandlingen på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke och det finns ingen annan rättslig grund för behandlingen;
du gör invändningar mot behandlingen och behandlingen saknar berättigade skäl;
personuppgifterna har inte behandlats i enlighet med lagen; eller
personuppgifterna måste raderas för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

I vissa situationer har vi lagstadgad rätt att behandla dina uppgifter, även om någon av de ovannämnda kriterierna uppfylls. Vi informerar dig separat om dessa vid behov.

8.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter ifall:

du bestrider att dina personuppgifter är korrekta. Behandlingen ska då begränsas tills vi kan försäkra oss om att uppgifterna är korrekta;
behandlingen är lagstridig och du motsätter dig raderingen av dina uppgifter och begär begränsning av behandlingen istället;
dina personuppgifter behövs inte längre för behandlingsändamålet, men du motsätter dig raderingen av dina uppgifter för att du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk; eller
vi behandlar dina uppgifter baserat på vårt berättigade intresse och du gör invändningar mot behandlingen som hänför sig på din specifika situation. Då begränsar vi behandlingen av dina personuppgifter tills vi undersökt ifall våra berättigade grunder väger tyngre än dina grunder.

Vi meddelar dig innan begräsningen avlägsnas ifall behandlingen av dina personuppgifter är begränsad.

8.5 Rätt att flytta uppgifter från ett system till ett annat (dataportabilitet)

Du har rätt att få de uppgifter som berör dig och som du tillhandhållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig ifall:

behandlingen av dina personuppgifter baserar sig på ditt samtycke eller behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket du är part; och
behandlingen sker automatiserat; och
utövandet av denna dataportabilitet inte påverkar andras rättigheter på ett ogynnsamt sätt.

Du har även rätt att få dina uppgifter förflyttade av oss direkt till en annan personuppgiftsansvarig ifall det är tekniskt möjligt.

8.6 Rätt att göra invändningar mot behandlingen av personuppgifter

Du har när som helst rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter (inklusive profilering) av skäl som hänför sig till din specifika situation då behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse. Då behandlar vi inte dina personuppgifter längre såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Ifall vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för sådan marknadsföring vilket inkluderar profilering i den utsträckning profileringen har ett samband med marknadsföringen (ifall du är konsument skickar vi inte elektronisk direktmarknadsföring till dig utan ditt samtycke).

8.7 Rätt att återkalla samtycke

Ifall du gett ditt samtycke för behandlingen av personuppgifter har du rätt att återkalla det när som helst. Ifall du återkallar ditt samtycke behandlar vi inte längre dina personuppgifter för de ändamål för vilket samtycket var givet ifall vi inte kan basera behandlingen på andra rättsliga grunder.

8.8 Rätt till klagomål

Ifall du vill lämna in klagomål gällande vår verksamhet önskar vi att du i första hand är i kontakt med oss. Du har ändå rätt att lämna in klagomål hos dataskyddsombudsmannen som är den finska tillsynsmyndigheten.

8.9 Meddelanden till mottagare av uppgifter

Vi meddelar om de korrigeringar och raderingar av samt begräsningar i personuppgifter som vi gjort till varje mottagare vi utlämnat uppgifterna till, förutom då det visar sig vara omöjligt eller då det kräver förhållandevis oproportionerliga åtgärder. Vi informerar dig om dessa mottagare ifall du så önskar.

9. KONTAKTA OSS

Ifall du inte längre vill motta marknadsföring, ifall du har övriga frågor eller bekymmer angående användningen av dina personuppgifter, ifall du vill ha tillgång till de uppgifter om dig som vi innehar eller ifall du vill utöva någon annan av dina rättigheter ber vi dig att kontakta personen angiven i punkt 2.

Vänligen notera att vi är skyldiga att bekräfta din identitet och att vi för detta ändamål kan behöva tilläggsuppgifter om dig. Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att dina uppgifter inte utlämnas till fel personer.

Dela sidan